Limiter la fréquence d’activation du workflow

Limitez la possibilité qu’un flux de travail soit automatiquement activé trop rapidement, encore et encore. Votre communication doit être opportune et pertinente, mais pas envahissante.

Par exemple, si vos flux de travail envoient un message à un contact, l’activation répétée ennuiera ce contact. Si un flux de travail programme une activité CRM pour un contact à chaque fois qu’il est activé, votre personnel risque de perdre du temps à supprimer les activités inutiles qui lui sont attribuées.

Protéger les données Si vous avez un workflow qui modifie les données CRM, soyez conscient de ce qui le déclenche et de la probabilité que cette modification soit indésirable. Veillez à ce que les données ne soient pas écrasées par les workflows. Pour éviter les écrasements accidentels, mettez en place des notifications en temps réel pour alerter l’utilisateur du CRM lorsque les données d’un contact ont été modifiées ou mises à jour. Vous pouvez également envisager d’utiliser des flux de travail pour ajouter des données, plutôt que de les écraser, afin de ne pas perdre les informations qui se trouvent dans votre Zoho CRM.

Réaffectation des groupes si vos contacts sont segmentés par un groupe dans votre Zoho CRM, il est courant d’utiliser des flux de travail pour déplacer les pistes et les contacts dans différents groupes. Un flux de travail peut également ajouter un contact à un groupe, ou supprimer un contact d’un groupe.

Par exemple, lorsqu’un vendeur estime qu’un contact n’est plus viable, le contact peut être supprimé du groupe des pistes. À l’inverse, si un prospect effectue une action ou génère un score qui fait de ce contact un prospect important, le contact peut être déplacé dans un groupe spécial pour le suivi ou le ciblage des messages.

CONSEIL

Un autre exemple consiste à déplacer un contact dans un groupe « onboarding » lorsqu’il décide de devenir un client. Le fait d’appartenir à ce groupe pourrait déclencher une campagne de goutte à goutte pour tous les nouveaux clients, afin de les informer et de les préparer à la suite des événements.

Création d’activités CRM

Utilisez les flux de travail pour créer une activité CRM permettant à un membre de votre équipe de suivre ou de rencontrer ce client. Les flux de travail déclenchant des activités CRM sont un excellent moyen de convertir les clients qui s’engagent positivement dans votre parcours d’achat. Les activités CRM elles-mêmes peuvent apparaître sur un calendrier et sont faciles à suivre pour les vendeurs et la direction.

Création d’opportunités

Les opportunités sont créées pour les ventes à forte valeur et à fort impact. Si un prospect manifeste de l’intérêt pour un produit de grande valeur que vous vendez, vous pouvez créer une opportunité pour suivre ce processus de vente. Les opportunités créent également un niveau de responsabilité plus élevé pour le vendeur ou l’équipe responsable de la conclusion de l’affaire. Envoi d’e-mails, de SMS ou d’impressions variables Les flux de travail sont un moyen idéal de déclencher l’envoi de messages à vos prospects et contacts. En fonction du contenu et de l’urgence du message, vous pouvez vouloir envoyer ce message par un autre moyen.

En voici les avantages et les inconvénients :

Courriel

Avantages : omniprésent dans la communication B2B, gratuit, avec un bon Zoho CRM, il a des chances d’arriver dans la boîte de réception, on peut suivre les lectures et les clics, on peut inclure beaucoup de contenu dans un e-mail, ce qui permet d’expliquer des idées complexes et de vendre au destinataire.
Inconvénients : peut être filtré, risque d’être considéré comme moins urgent et d’être lu lorsque le destinataire s’y intéresse.

Message texte

Avantages : livraison immédiate, peu coûteux (mais pas gratuit), très susceptible d’être lu, comprend des images, peut inclure des liens pour plus d’informations.
Inconvénients : les destinataires sont sensibles au spam, le contenu du message est moins important, il peut être filtré par l’opérateur, il n’est pas possible de suivre la lecture ou la livraison.

Imprimé

Avantages : support moins courant, peut inclure plus de contenu avec différentes options d’affichage, un certain suivi est possible avec des codes QR ou des URL personnalisés.
Inconvénients : coûteux, difficile de garantir la livraison au destinataire, le délai de livraison peut prendre plusieurs jours.

Alerter les bonnes personnes

 Lorsqu’un flux de travail est activé, un membre de votre équipe peut avoir besoin d’en être informé. Un vendeur peut être alerté lorsqu’un prospect déclenche un flux de travail, ou un directeur des ventes peut être alerté lorsqu’une activité CRM pour un prospect est attribuée à un vendeur. Dans toute situation où quelqu’un doit exécuter une étape critique, alertez cette personne de votre équipe.
Cette alerte est d’autant plus pertinente si cette étape est sensible au facteur temps. Si vous comptez sur vos employés pour vérifier leur liste de tâches dans le CRM, il se peut qu’ils ne vérifient pas assez souvent pour garantir l’exécution en temps voulu des étapes critiques. Les alertes sont un bon moyen d’envoyer ce type d’avis et peuvent être envoyées par courriel ou par texte,