Gestion des processus d’affaires (BPM) est une approche systémique pour capturer, concevoir, exécuter, documenter, mesurer, surveiller et contrôler les processus automatisés et non automatisés afin d’atteindre les objectifs et les stratégies commerciales d’une entreprise.
La BPM englobe la définition, l’amélioration, l’innovation et la maintenance des processus de bout en bout, de manière consciente, complète et de plus en plus assistée par la technologie. Grâce à cette gestion systémique et consciente des processus,
les entreprises obtiennent de meilleurs résultats plus rapidement et avec plus de souplesse.
Grâce au BPM, les processus peuvent être alignés sur la stratégie de l’entreprise, et ainsi contribuer à améliorer les performances de l’entreprise dans son ensemble grâce à l’optimisation des processus au sein des divisions de l’entreprise, voire au-delà des frontières de celle-ci. Ce que signifie réellement le terme « processus de bout en bout » est « du début à la fin ». L’objectif est de comprendre et donc d’évaluer et d’améliorer un processus dans son ensemble, et pas seulement ses composants.
Les nouveaux projets impliquent presque toujours l’une de ces 3 options :
- Le client veut améliorer un processus en utilisant les technologies de l’information (TI).
- Le client souhaite que les processus actuels soient documentés.
- Le client veut introduire des processus entièrement nouveaux.
La grande majorité du temps, nous rencontrons le premier scénario : le client cherche à améliorer un processus grâce à l’informatique. La motivation est souvent un désir d’améliorer l’efficacité, par exemple, utiliser un logiciel pour éliminer la saisie manuelle ou la ressaisie de données. Un client peut vouloir mettre en œuvre un suivi et une analyse informatiques des processus de routine sur la base d’indicateurs clés de performance (ICP).
Le deuxième scénario, la documentation des processus, se produit généralement parce que le client a besoin de documentation pour guider le travail des personnes concernées. Une autre raison est que la documentation est imposée par la réglementation ou requise pour obtenir une certification telle que la norme ISO 9000.
Le troisième scénario est le moins fréquent. Nous constatons que lorsque les entreprises souhaitent introduire des processus entièrement nouveaux, c’est généralement parce qu’elles sont contraintes de s’adapter à des conditions de marché modifiées, de développer de nouveaux canaux de distribution ou d’introduire de nouveaux produits.
Le BPM, la gestion des processus ou tout autre nom que vous voulez lui donner, n’est pas une fin en soi.
Nous recommandons toujours d’introduire le BPM par étapes. Chaque étape doit apporter un avantage pratique et mesurable qui justifie le temps et les efforts nécessaires à sa réalisation. Une fois que la justification de la première étape est établie, passez à l’étape suivante. Vous pouvez penser que cette approche produit des solutions isolées les unes des autres, mais ce que nous voulons souligner ici, c’est la nature contrôlée de l’approche. Chaque étape contribue au tableau d’ensemble.