ZOHO BLUEPRINT FAITES ÉVOLUER VOTRE ENTREPRISE EN UNE MACHINE RÉPÉTABLE. EN RAISON D'UNE RÉPLIQUE EN LIGNE DE VOTRE PROCESSUS D'AFFAIRES

Faites évoluer vos processus de vente afin que votre équipe de vente suive le même processus: Zoho Blueprint

Opérez plus efficacement et de manière plus rentable

Une gestion efficace des documents et des données optimisera l’efficacité administrative et opérationnelle, cette simple initiative réduisant les coûts sans compromettre les résultats.

Utiliser la technologie pour générer un avantage concurrentiel La technologie n’est plus un atout à posséder, elle est désormais un catalyseur essentiel de l’efficacité opérationnelle et nécessaire pour obtenir un avantage concurrentiel.

OceanData propose une suite de services pour vous aider à évaluer votre infrastructure et vos processus actuels, puis à concevoir et à déployer la solution optimale pour votre organisation.

Avantages du déploiement d'un plan directeur

Améliorez la rentabilité

  • Flux de travail de traitement des documents plus rapide et plus efficace
  • Élimine les erreurs
  • Amélioration de la productivité

Simplifiez votre vie

  • Processus rationalisés et accélérés
  • Éliminez autant que possible l’utilisation de processus papier manuels plus sujets aux erreurs
  • Une plus grande cohérence et flexibilité dans le flux de travail pour votre personnel
  • Meilleure tenue des registres et préparation des audits

Optimiser les processus

  • Accélérez l’exécution des processus
  • Intelligence d’affaires améliorée avec des tableaux de bord
  • Améliorez la recherche et la récupération de documents

Votre équipe de représentants s'agrandit-elle?

Vous devez vous assurer que le processus de vente que vous avez conçu peut évoluer avec vous. Le plan directeur de Zoho CRM permet de garantir que tous les membres de votre équipe de vente suivent le bon processus.

Que signifie transformer mes processus en un Blueprint avec Zoho CRM?

Un aperçu de Zoho Blueprint

  • À partir du moment où vous capturez une piste dans votre système CRM pour traiter de près et au-delà, votre organisation peut avoir plusieurs processus de vente en place.
  • Par exemple, la génération et le suivi des leads, la clôture des transactions et la gestion des commandes.
  • Chacun de ces processus comporte plusieurs étapes, et différentes équipes peuvent être chargées de terminer chaque étape. À ce stade, cela devrait prendre un moment pour voir si le CRM dicte comment ces processus doivent être exécutés.
  • Prenons l’exemple du processus de suivi des transactions.
  • Ce processus comporte de nombreuses étapes telles que la qualification, la négociation, la proposition de valeur et l’examen juridique jusqu’à ce que finalement la transaction soit conclue ou perdue.
  • Quand un accord peut-il passer de la «phase de négociation» à «l’approbation»?
  • Ou quand pouvez-vous dire qu’un prospect a atteint le statut «Contacté»?
  • Après les avoir contactés une, deux, cinq fois? Si c’est cinq fois, tous vos représentants suivent-ils la même procédure?
  • Lorsque le processus que vous effectuez hors ligne n’est pas correctement capturé dans le logiciel, il n’y a aucune garantie qu’il est suivi de la bonne manière.
  • Il peut y avoir des incohérences et des lacunes dans le processus.
  • C’est le problème que Blueprint vise à résoudre.
  • Le plan Zoho CRM est simplement une réplique en ligne d’un processus métier.
  • Il capture chaque détail de l’ensemble de votre processus hors ligne dans le logiciel.
  • Il facilite l’automatisation, la validation et la collaboration des équipes, ce qui rend votre processus plus efficace et sans failles.

Comprenez les éléments constitutifs de vos processus avec Zoho Blueprint

  • Comprendre les blocs de construction
  • Un plan directeur dans Zoho CRM est conçu pour vous aider à exécuter un processus métier de manière bien définie et systématique.
  • Avec un Zoho Blueprint, vous pouvez définir chaque étape d’un processus et faire correspondre les bonnes personnes à chaque étape.
  • Un plan Zoho est conçu en créant un ordre séquentiel de ces étapes dans un processus. Dans le jargon CRM, les principaux éléments constitutifs d’un plan directeur sont les états et les transitions.
  • Par exemple, une transaction dans CRM passe par différentes étapes jusqu’à ce qu’elle soit suivie – approbation de la qualification, négociation et livraison. Chacune de ces étapes sera appelée «État».
  • Les rapports doivent être glissés et déposés dans l’éditeur de plans pour concevoir le processus.
  • Une transition est un lien entre deux états dans un processus.
  • Il prescrit les conditions requises pour qu’une affaire passe d’un état à un autre.
  • Par exemple, les conditions et les actions requises pour qu’un enregistrement passe de la qualification à la négociation sont prescrites dans le bloc «Transition» appelé «Négocier».

Conception de votre plan Zoho

Construire un processus est en grande partie un processus en 3 étapes.

1- Entrez les informations de base:

Spécifiez le module, la mise en page et le champ pour lesquels le processus doit être créé.

2- Définir le flux de processus:

Dans l’éditeur de plans directeurs, définissez le flux de processus directement de l’état de démarrage ou de l’état par défaut (selon le cas) à l’état de sortie.

3- Configurer les paramètres de transition:

Configurez les paramètres de la transition avant, pendant et après entre les différents états du processus selon vos besoins.

Définissez le processus dans l’éditeur de plan directeur

Dans Zoho Blueprint Editor, faites glisser et déposez tous les états (étapes) qui font partie du processus.
Établissez le flux de processus entre les états en connectant les nœuds dans les boutons d’état.

Exécution d'un blueprint dans Zoho CRM

  • Accéder à mes enregistrements Blueprint
  • Once the master plan is configured, records that meet the process criteria will enter the process, and the transition owners mentioned in the master plan can perform their respective transitions.
  • Afin de démarrer le processus, vous devez savoir quels enregistrements vous attendent pour effectuer votre partie des actions dans l’ensemble du processus.
  • Afin de démarrer le processus, vous devez savoir quels enregistrements vous attendent pour effectuer votre partie des actions dans l’ensemble du processus.
  • Dans votre compte Zoho CRM, cliquez sur le module Mes travaux.
  • Sous Mes travaux, les enregistrements en attente de votre approbation et les transitions de plans s’affichent.
  • Dans la liste, sélectionnez uniquement un plan Zoho.
  • Cliquez sur n’importe quelle entrée pour accéder à l’enregistrement respectif et terminer votre partie du processus.
  • Afficher le plan directeur configuré
  • Pour afficher le plan Zoho configuré
  • Accédez à la page Détails de l’enregistrement qui répond aux critères de processus.
  • Dans le Blueprint Strip, vous verrez l’état actuel de l’enregistrement et les transitions disponibles pour cet état.
  • Notez que les transitions ne sont disponibles que pour les enregistrements qui répondent aux critères avant la transition.
  • Cliquez sur le lien Afficher les actions configurées.
  • Vous pourrez voir le flux de processus de l’état existant à l’état suivant.
  • Ici, il est important de noter que le champ à l’aide duquel vous avez configuré le plan sera verrouillé pour modification une fois l’enregistrement entré dans le processus.
  • Autrement dit, disons que vous avez configuré un processus de suivi d’un Zoho Blueprint pour le module Deal à l’aide du champ Statut.
  • Une fois qu’un enregistrement est entré dans Zoho Blueprint, vous ne pouvez pas mettre à jour manuellement la scène tant que le Blueprint n’a pas été entièrement exécuté.
  • Exécuter un processus de Blueprint
  • Une fois que les enregistrements répondent aux critères d’entrée d’un plan directeur, ils deviennent des enregistrements actifs dans le processus. Un Blueprint peut être exécuté dans votre compte Web ainsi que dans l’application mobile Zoho CRM.
  • Exécuter un Blueprint dans le compte Web CRM
  • Dans votre compte Zoho CRM, la page Détails de l’enregistrement affiche l’état actuel de l’enregistrement et les transitions disponibles pour cet état.
  • Pour effectuer une transition, cliquez simplement sur le bouton Transition approprié, lorsque chaque bouton est cliqué, une fenêtre contextuelle apparaîtra invitant l’utilisateur à ajouter des notes, mettre à jour les champs tels que définis par Zoho Blueprint. Par exemple, en cliquant sur le bouton Négocier, un propriétaire de transition est invité à entrer les champs requis dans les paramètres Pendant la transition et à passer à l’état suivant.
  • Voici les différentes choses à noter lors de l’exécution d’une transition.
  • Invitez les utilisateurs à envoyer des messages et à prendre des notes
  • Si vous avez configuré des messages et des notes obligatoires, la transition apparaîtra comme indiqué dans l’image ci-dessous.
  • Ici, les conditions et les détails de la réduction ont été demandés.
  • Supprimer des éléments de la liste de contrôle Une transition ne peut pas être enregistrée tant que les éléments de la liste de contrôle n’ont pas été notés. Une liste de tâches est indiquée dans l’image ci-dessous.
  • Si vous avez configuré des champs obligatoires à partir du plan directeur moduleMain et des modules associés, le propriétaire de la transition sera invité à entrer les valeurs de ces champs ici.
  • Si vous avez également configuré des critères de validation pour l’un des champs, le système vérifie la règle de validation et n’autorise pas l’enregistrement des modifications tant que la valeur ne répond pas aux critères.
  • Ici, une remise de plus de 20% génère une erreur.
    Association d’éléments connexes
  • Lorsque vous avez mandaté des éléments connexes tels que des devis, des tâches, etc., le propriétaire de la transition sera invité à les saisir également lors de l’exécution d’une transition. Ici, pendant la phase contractuelle d’un processus de suivi des transactions, un utilisateur est invité à entrer le devis et à créer une tâche.
  • Enregistrement partiel d’une transition
  • Lorsque vous remplissez beaucoup d’informations pendant une transition, il n’est pas toujours possible de les saisir toutes en même temps. Lors de la transition de négociation, vous avez peut-être saisi tous les champs obligatoires, mais vous avez besoin de plus de temps pour noter les éléments de la liste de contrôle sur les documents SLA. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer une transition PARTIELLEMENT.
  • Ce qui signifie, disons, que 5 des 10 détails que vous avez saisis seront enregistrés pour le moment – mais la sauvegarde sera toujours au stade de la négociation. Vous pouvez revenir à cet enregistrement lorsque vous êtes prêt, saisir le reste des détails et ENREGISTRER la transition.
  • Une fois que tous les détails requis par les paramètres
  • Pendant la transition ont été saisis, l’enregistrement sera déplacé vers l’état du plan directeur suivant.
    Joindre des documents Si vous avez des pièces jointes obligatoires, elles seront invitées à participer à la transition, comme indiqué dans l’image ci-dessous. Ceci est similaire à la liste associée Pièces jointes, dans laquelle vous pouvez télécharger des documents depuis votre bureau, Zoho Docs, l’onglet Documents ou une pièce jointe URL.

Exécutez Blueprint sur l'application mobile CRM

Exécutez un Blueprint sur l’application mobile CRM
Un Blueprint que vous avez configuré dans votre compte Web Zoho CRM peut être exécuté sur l’application mobile. Supposons que vous soyez en visite sur le terrain pour rencontrer un client au sujet d’un accord et que l’accord soit passé de la qualification à la négociation. Vous pouvez mettre à jour la scène directement sur l’application.

Pour exécuter un plan à l’aide de l’application CRM

  • Appuyez sur le module pour lequel vous souhaitez exécuter le plan. Exemple, offres.
  • Appuyez sur l’enregistrement en question.
    Vous verrez une bande de plan qui affiche l’état actuel ainsi que les transitions à effectuer pour passer à l’état suivant.
  • Cliquez sur la transition requise et remplissez les conditions requises comme indiqué. Exemple, négociez.
  • Si les valeurs que vous entrez ne sont pas acceptables, vous verrez des messages d’erreur pertinents tels que configurés dans votre plan.
  • De cette manière, le CRM guide et valide un processus de vente.
  • Une fois que vous avez entré les valeurs acceptables, cliquez sur Enregistrer.
  • L’enregistrement est maintenant déplacé vers l’état suivant du processus.
  • De même, effectuez chaque transition suivante jusqu’à ce que le processus soit terminé.

Note:

  • Blueprint est disponible dans Zoho CRM pour Android à partir de (v3.2.16).
  • Blueprint est disponible dans Zoho CRM pour iOS à partir de (v3.2.9).