Diagramme de Gantt de Zoho Projects et définition des exigences du projet

Diagramme de Gantt.
Définir les besoins.

La mise en place de votre projet n’est pas quelque chose qui est habituellement réalisé par un seul chef de projet.

La plupart des projets impliquent plusieurs personnes travaillant en équipe. Si vous travaillez sur un projet pour un client, ce dernier doit également être impliqué dans la définition initiale de la portée du projet.

La première phase de tout projet consiste à définir les exigences (le «quoi») du projet – ce qui doit être accompli et ce qui est nécessaire.
ce qui doit être accompli, et par qui ?

Mieux vous définissez vos exigences, moins il y a d’ambiguïté à mesure que le projet avance. L’ambiguïté amène les gens à faire des hypothèses. Elle incite également les gens à prendre des raccourcis pour économiser de l’argent, souvent à la consternation du client, avec les disputes qui s’ensuivent.

Fixer des dates cibles réalistes

Tout projet comporte des dates de début et de fin. Le projet comporte également des tâches individuelles, chacune ayant ses propres échéances. Plus vous pouvez définir des dates réalistes, moins vous aurez à vous soucier du dépassement. Si vos dates sont réalistes et que vous les dépassez, cela peut avoir un impact sur le reste du projet.

Avec des dates précises pour les projets et les tâches, vous pouvez allouer des ressources pour accomplir ces tâches. Lorsque les personnes savent à l’avance quand on a besoin d’elles, vous n’avez pas à vous inquiéter qu’un autre projet devienne prioritaire ou se dispute les mêmes ressources.

Lorsqu’un projet dépend de l’achèvement d’une tâche avant de pouvoir progresser, cette tâche se trouve sur le chemin critique du projet. Le chemin critique d’un projet est très important pour budgétiser précisément un projet, car les erreurs ont un impact direct sur la date d’achèvement du projet.

Définition des tâches dans les projets

Les tâches d’un projet sont des activités spécifiques qui doivent être accomplies pour mener à bien le projet. Bien que de nombreuses personnes puissent travailler sur une tâche, chaque tâche doit avoir un responsable. Cette personne est responsable devant le chef de projet si la tâche n’est pas achevée dans les délais et le budget impartis. Le logiciel de gestion de projet dresse la liste des tâches et de la personne en charge de cette tâche, ainsi que d’autres détails importants.

Chaque tâche a une date de début et une date de fin. Ces dates peuvent être des dates fixes, ou des dates dépendantes faisant partie d’un autre aspect du projet. Par exemple, la date de début d’une tâche peut survenir le jour suivant l’achèvement d’une tâche précédente. Les tâches dépendantes sont plus flexibles, mais peuvent causer des problèmes d’allocation de ressources si une tâche fluide commence à une date différente de celle prévue, et que des ressources ont été données à une autre tâche.

En intégrant votre CRM à votre système de gestion de projet, vous pouvez voir les tâches du projet directement dans l’enregistrement CRM. En plaçant vos propres employés dans le CRM, vous pouvez suivre leurs tâches ainsi que les autres activités CRM qu’ils sont chargés de réaliser. La gestion des personnes est beaucoup plus facile, car ces données sont consolidées en un seul endroit.

Catégorisation des projets et des tâches

La catégorisation du travail effectué dans le cadre d’un projet facilite l’établissement des taux de facturation et des rapports. Si vous faites du travail à façon pour des clients, vous facturez probablement une catégorie de travail à un taux spécifique. En classant les tâches par catégorie et en facturant votre travail en fonction des tâches de cette catégorie, vous pouvez facilement facturer vos clients.

Par exemple, vous pouvez établir des catégories de tâches pour votre équipe en fonction du type de travail qu’elle effectue. Si vous gérez une agence de publicité, vous avez dans votre équipe des personnes qui s’occupent de graphisme, de HTML et de stratégie. Chaque catégorie de travail est effectuée par différents types de personnes, qui collaborent toutes à un projet plus important au service d’un client.

Il est important de rendre compte du nombre d’heures consacrées à chaque catégorie de travail, tant pour le client que pour votre propre gestion interne du projet.

La catégorisation vous permet également de créer des rapports par catégorie. Vous devriez être en mesure de voir quels sont vos taux d’utilisation de la main-d’œuvre par catégorie. Je vous explique comment calculer ce taux dans la section suivante. Il est important de mesurer le temps que les membres de votre équipe consacrent aux projets, afin de savoir si vous dépensez l’argent de la main-d’œuvre de manière appropriée.

Diriger votre équipe de projet

Le choix de la personne qui dirige un projet exige une connaissance approfondie de cette personne et de ses capacités.

Le chef de projet doit être un bon communicateur et un bon auditeur, capable de traduire ce qui se passe dans le projet à la direction et d’évaluer avec précision le déroulement du projet.

Un bon gestionnaire de projet :

Définit les exigences du projet

Un chef de projet ne doit pas nécessairement savoir
comment faire chaque tâche, mais il doit comprendre les tâches suffisamment bien pour savoir quand
la personne responsable de cette tâche ne s’exécute pas.

Veille à ce que les membres soient responsables du projet

Le chef de projet s’assure que chaque personne travaillant sur un projet saisit des mises à jour quotidiennes afin que les autres membres de l’équipe sachent ce qui se passe. Les mises à jour doivent également inclure le nombre d’heures travaillées, tant pour la facturation que pour l’utilisation des ressources. Une mise à jour tardive ou incomplète de la part d’un membre de l’équipe affecte toute l’équipe, ralentit le projet et amène les autres membres de l’équipe à faire des hypothèses potentiellement dangereuses. Le chef de projet doit intervenir et tenir cette personne pour responsable. En examinant chaque mise à jour, le chef de projet peut également évaluer l’efficacité du membre de l’équipe. La figure 13-5 montre comment un chef de projet peut contribuer au suivi des heures et utiliser ce même suivi pour facturer un client.

Un chronomètre permet aux membres de l’équipe de suivre le temps passé sur un projet. Il permet de suivre leur travail à la seconde près, même si vous ne facturez que par incréments spécifiques. Il saisit automatiquement les heures, tout en offrant une interface facile pour saisir le travail effectué.