6 étapes vers une entreprise 4.0 avec Zoho One
Dans l’entreprise 4.0, les systèmes d’information ne sont plus l’accumulation de données, mais leur élimination collective et leur organisation pour faciliter l’utilisation de l’information et la récupération des connaissances de chacun.
La mise en place d’outils technologiques 4.0 permet à une entreprise de prendre connaissance de ses processus et méthodes de travail, de sa productivité réelle et de découvrir son potentiel.
Enfin, la standardisation des processus de vente et le partage des méthodologies de ressources les plus efficaces pour permettre à tous les collaborateurs qui ont le même rôle de mieux maîtriser l’expertise nécessaire à chaque étape et d’identifier à quelle étape un collaborateur a besoin pour aider à atteindre des objectifs communs.
La valeur obtenue de ces usages est importante car elle fait partie du développement du capital social et de l’évaluation du personnel.
Les systèmes gelés et statiques ont tendance à sous-performer et à ajouter des taches et du temps à l’exécution d’une tâche. Dans une entreprise 4.0, ce ne sont pas les données qui comptent, c’est la façon dont elles sont traitées et ce à quoi votre équipe les utilise et les transforme.
Don, c’est la séquence de tâches et de comportements à effectuer en fonction de l’étape d’un processus que le manager devra évaluer ou modéliser, pour le faire répéter par le reste de votre équipe, et pas seulement les données qui doivent être complétées à l’étape du processus.
Le concept englobe la capacité de l’entreprise à améliorer l’utilisation des outils et, par conséquent, à disposer des ingrédients nécessaires à la «recette 4.0». Afin de valider la présence de ses éléments, la direction peut faire réaliser un audit par un cabinet externe qui précise le niveau de maturité numérique (CTA à: Zoho Forms Digital maturité) vis-à-vis de l’entreprise 4.0.
L’objectif de ce type d’audit est de guider le manager pour savoir où se trouve son organisation et pour pouvoir l’amener là où il veut aller.
Notre modèle d’audit repose sur 4 axes, à savoir: les personnes, les processus, la plateforme, le portefeuille / la gouvernance. Pour chacun des 4 P, des critères qualitatifs permettent de situer l’organisation en fonction de la situation actuelle. Il est basé sur le comportement des personnes dans votre organisation, l’axe humain représente la culture de l’organisation, le type de gestion de la mesure de la performance est pratiqué et la façon dont les gens travaillent ensemble.
Le niveau organisationnel représente les structures et l’architecture internes.
Une organisation avec peu de silos, des mécanismes de gouvernance transversaux et une forme hiérarchique aplatie bénéficiera rapidement de la transformation numérique vers le 4.0 étape par étape.
Le portefeuille comprend la composante technologique, il représente à la fois les éléments technologiques en place, également la capacité interne à entreprendre des projets d’optimisation technologique et en fonction de quelle réactivité par rapport aux besoins de l’entreprise.
L’analyse fonctionnelle réalisée avec l’un de nos analytes et un questionnaire web qui étudie les fonctions à optimiser par rapport au système actuel, selon quel processus et quelle sera le fonctionnement, c’est-à-dire la mécanique, de la solution à déployer. Des entretiens avec votre équipe lors de l’analyse fonctionnelle permettent de prendre en compte l’étude organisationnelle et technique lors de la mise en place de solutions pour s’aligner sur votre stratégie 4.0. Le plan de transformation à mettre en place doit donc se focaliser sur la vision et la stratégie d’intégration logicielle en fonction des processus, des plateformes choisies et de l’architecture de l’organisation, ce qui constitue un enjeu pour le partage des connaissances de manière transversale.
Il est essentiel de comprendre les 4P de la transformation digitale afin d’anticiper la transition de votre entreprise vers une entreprise 4.0. Selon votre situation actuelle, il est possible que des projets internes soient nécessaires avant la transition vers un modèle 4.0. Ces projets auront forcément un impact sur les scénarios de déploiement de solution choisis.
Le passage à une organisation 4.0, selon qu’il s’agisse d’une entreprise privée ou d’un organisme public, est un virage à prendre pour rester compétitif et ouvrir l’entreprise au potentiel d’accélération de sa croissance en s’intégrant dans la chaîne de valeur de la participation participative, collaborative et des modes de fonctionnement transparents.
Plus que simplement saisir les opportunités de produire plus avec les mêmes ressources, les entreprises devront impérativement lancer des projets de digitalisation de processus afin d’être en phase avec leurs salariés, leurs clients, leurs utilisateurs et leurs fournisseurs.
Il est important d’envisager plusieurs petites étapes, car il ne s’agit pas seulement d’un aspect technologique, 4.0 se fait étape par étape et une adoption de technologie à la fois par employé. C’est un virage et une concentration progressifs. Ce passage sera bénéfique, voire indispensable pour la société d’hier, il n’est pas toujours facile de saisir et d’affirmer l’importance de la valeur par rapport à la résistance interne à l’organisation. L’intangibilité des bénéfices apparaît en soi comme l’un des enjeux de la transformation numérique, les aspects tangibles sont:
- Réduction des coûts et du temps
- Efficacité et précision du temps consacré au marketing et aux ventes
- Configurez plus rapidement le processus de développement de produits
En anticipant les impacts de la transformation, en gérant le changement selon un plan d’accompagnement stratégique et en choisissant les bonnes stratégies de déploiement, votre organisation pourra assurer la réussite de ses projets 4.0. L’implication des collaborateurs dans la gestion même des projets amorce une transition naturelle vers l’utilisation de la solution et son appropriation lors de la formation.
1- Identifier un chef de projet interne et des utilisateurs clés
Le chef de projet contribue à donner de la crédibilité à la démarche aux yeux des principaux utilisateurs. L’objectif est d’assurer la qualité des actions entreprises, qu’elles soient «de la base» ou «du haut vers le bas» de la hiérarchie de l’entreprise.
Idéalement, les utilisateurs clés sont des managers internes qui ont une certaine visibilité dans l’entreprise. Ces utilisateurs sont des leaders qui peuvent influencer les parties prenantes et approuver le développement des livrables.
2- Identifier les parties prenantes et les limites de la responsabilité de chacune des ressources impliquées et leurs intérêts
L’objectif est de comprendre les préoccupations et les intérêts de chacun des groupes d’utilisateurs en fonction de la hiérarchie de l’entreprise. Un plan de formation sur mesure permet de mettre en place une matrice d’acteurs illustrant les bénéfices, les attentes et les craintes de chacun.
3- Hiérarchiser les résultats souhaités et les variables qui mesurent ces résultats
Ces indicateurs permettront également de définir les modalités de réussite des projets de numérisation de processus et les métriques à privilégier lors de la phase d’analyse.
4- Déterminer les risques et la source du risque
La gestion des risques permet donc de prédire différents scénarios et de mettre en place des mesures pour atténuer la gravité de l’impact.
5- Etablir et communiquer les documents et informations à produire
Ce sont toutes les règles internes relatives au comportement et aux manières de faire des affaires. Ces règles définissent généralement les normes de confidentialité des informations et d’utilisation des équipements informatiques.
6- Définir une implication transversale des chefs de service impliqués dans le projet de solution
Les managers et leurs collaborateurs qui composent leur équipe doivent s’appuyer sur des structures claires, flexibles et évolutives. La solution doit s’adapter au contexte changeant de votre entreprise.
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Enfin, les ressources humaines s’ajoutent aux besoins de formation nécessaires au bon déroulement des projets collaboratifs, des moyens de valoriser le partage d’informations.
