Zoho Projects offre un meilleur contrôle des niveaux d’accès d’un utilisateur au portail. Les autorisations de profil ont été divisées en trois sections. Niveau portail, niveau projet et niveau module. Chaque autorisation de ces sections permet aux utilisateurs de gérer une multitude d’activités et/ou de fonctionnalités à l’intérieur du portail. Voici une ventilation de ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire lorsque les autorisations sont activées.

Avantages :

  • Gérer les autorisations au niveau du portail
  • Gérer les autorisations au niveau du projet
  • Gérer les autorisations au niveau du module

Autorisations au niveau du portail

Les autorisations au niveau du portail ne sont disponibles que pour les utilisateurs du projet. Les utilisateurs du profil client n’auront pas d’autorisations au niveau du portail.
Section Portail Action autorisée Action supplémentaire autorisée
Rapports mondiaux Les utilisateurs peuvent afficher le Gantt des jalons, le graphique d’utilisation des ressources et le Gantt de la chronologie du projet à partir de la section Rapports globaux.
Gérer les utilisateurs & Clients Gérer les utilisateurs du portail et du client. Ajouter des utilisateurs & L’autorisation des clients sera également activée. Désactiver Ajouter des utilisateurs & L’autorisation des clients désactivera Gérer les utilisateurs & Autorisation des clients. Affichez, ajoutez, modifiez et supprimez les utilisateurs du portail et du client (à l’exception des administrateurs), suivez les utilisateurs dans le portail. Importez des utilisateurs depuis Zoho CRM, Zoho Mail Suite, MS Projects et Google Apps.
Ajouter des utilisateurs & Clients Ajouter de nouveaux utilisateurs/clients du portail. Sans Gérer les utilisateurs & Clients permissionl’utilisateur ne pourra ajouter de nouveaux utilisateurs/clients au portail que depuis l’intérieur du projet. L’utilisateur n’aura pas accès aux sections Utilisateur du portail et Utilisateurs client dans les paramètres généraux.
Profils & Rôles Les utilisateurs peuvent afficher, ajouter, modifier et supprimer Profils et rôles.
Nouveau projet Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux projets. Importez des fichiers MPP (à partir des projets et des paramètres), Project ICS, affichez le Gantt de la chronologie du projet, Exportez les projets.
Gérer les projets supprimés, archivés et mis à la corbeille Les utilisateurs peuvent archiver, supprimer des projets et restaurer les projets supprimés.

Les utilisateurs peuvent supprimer définitivement des projets.

Les utilisateurs peuvent gérer des projets archivés.
Groupes de projets, modèles, mises en page et amp; Champs Les utilisateurs peuvent afficher, ajouter, modifier et supprimer des modèles de projet. Gérer les groupes de projets et les mises en page et champs de projet.
Modèles de tâches, plan directeur, mises en page et amp; Champs Les utilisateurs peuvent afficher, ajouter, modifier et supprimer des modèles de tâches, des champs personnalisés de tâches. Les utilisateurs peuvent créer des plans et les associer à des tâches. Configurez les plans de tâche.
Budget du projet Activer le paramètre Budget du projet.
Équipes
Créez des équipes et associez-les à des projets.
Les utilisateurs disposant de cette autorisation seront répertoriés en tant que Chefs d’équipe dans le formulaire Ajouter une équipe .
Mise en page des problèmes & Champs Créer et modifier des mises en page et des champs personnalisés
  • Seuls les propriétaires de portail peuvent ajouter des administrateurs au portail.
  • Les autorisations au niveau du portail ne peuvent être accordées qu’aux profils utilisateur.

Autorisations au niveau du projet

Les autorisations de projet peuvent être accordées aux utilisateurs du profil utilisateur et du profil client. Les utilisateurs du profil client peuvent uniquement avoir accès aux forums, aux pages et aux événements.
Section Projet Action autorisée Action supplémentaire autorisée
Forums Les utilisateurs peuvent afficher, ajouter et modifier des forums. Supprimer ses propres forums. Les utilisateurs peuvent également commenter les messages du forum.
Discuter Les utilisateurs peuvent afficher, créer et modifier des discussions.
Pages Les utilisateurs peuvent afficher, créer et modifier des pages. Supprimer ses propres pages. Les utilisateurs peuvent également commenter les pages.
Événements Les utilisateurs peuvent afficher, ajouter et modifier des événements. Supprimer ses propres événements. Les utilisateurs peuvent également commenter les événements.
Paramètres du projet & Suivi des problèmes Les utilisateurs peuvent modifier les paramètres du projet et les paramètres du suivi des problèmes. Archivez les projets, modifiez le projet, l’alias de messagerie et la catégorie du forum. Règles commerciales du suivi des problèmes, accords de niveau de service, notifications, autorisations client, paramètres de messagerie, modèles de courrier électronique, problèmes de lien, webhooks et fonctions personnalisées.
Associer les utilisateurs/clients Ajoutez des utilisateurs existants du portail ou du client aux projets. Dissocier les utilisateurs/clients, suivre les autres utilisateurs du projet, exporter les utilisateurs du projet, afficher les autorisations du profil, personnaliser les autorisations des utilisateurs à l’intérieur d’un projet (sauf pour les administrateurs et le propriétaire du projet). Cette autorisation ainsi que Utilisateurs & Les clients permettront aux utilisateurs d’accéder aux filtres de projet dans la liste des projets.
  • Les propriétaires de projet auront toutes les autorisations dans le projet, quel que soit leur profil.
  • Vous ne pouvez donner accès qu’aux forums, pages et événements externes aux utilisateurs du profil client.

Autorisations de module

Cette section vous permet de définir des autorisations à un niveau granulaire. Ceux-ci peuvent être appliqués aux profils utilisateur et client. Les feuilles de temps ne seront pas disponibles pour les utilisateurs du profil client.

Jalons

Autorisation Action autorisée Actions supplémentaires autorisées
Afficher Les utilisateurs peuvent afficher tous les jalons du projet. L’utilisateur peut suivre et ajouter des commentaires aux jalons.
Ajouter Les utilisateurs peuvent ajouter des jalons au projet.
Modifier Propriétaire : Les utilisateurs peuvent modifier les jalons qui leur appartiennent.
Tous : Les utilisateurs peuvent modifier tous les jalons du projet. Réorganiser et déplacer les jalons.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les jalons du projet.
Supprimer Propriétaire : Les utilisateurs peuvent supprimer les jalons qui leur appartiennent.
Tous : Les utilisateurs peuvent modifier tous les jalons du projet.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer les jalons du projet.

Liste des tâches

Autorisation Action autorisée Actions supplémentaires autorisées
Afficher Les utilisateurs peuvent afficher toutes les listes de tâches du projet. Suivez les listes de tâches et ajoutez des commentaires aux listes de tâches.
Ajouter Les utilisateurs peuvent ajouter des listes de tâches à un projet. Choisissez parmi les modèles de tâches lors de l’ajout de listes de tâches.
Modifier Les utilisateurs peuvent modifier les listes de tâches. Déplacer et associer des listes de tâches.
Supprimer Les utilisateurs peuvent supprimer toutes les listes de tâches.
Réorganiser Les utilisateurs peuvent supprimer toutes les listes de tâches.

Tâche

Autorisation Action autorisée Actions supplémentaires autorisées
Afficher Tout :  Afficher toutes les tâches du projet. Exporter des tâches, créer des vues personnalisées des tâches, accéder à la vue du graphique des tâches, au graphique d’utilisation des ressources, aux rapports de tâches, à la chronologie du Gantt, au jalon du Gantt, commenter les tâches, ajouter des documents aux tâches, afficher les documents des tâches, afficher les activités des tâches et suivre les tâches. Pour afficher le rapport prévu par rapport au rapport réel exclusivement pour vos tâches, sélectionnez l’autorisation Propriétaire dans la feuille de temps et Tousdans l’autorisation Afficher de la tâche.
Connexe :  Les utilisateurs ne peuvent afficher que les tâches qu’ils ont créées, qui leur sont attribuées, où qu’elles soient @ mentionnées ou sélectionnées dans un champ de liste de sélection. Exporter des tâches, créer des vues personnalisées de tâches, commenter des tâches, ajouter des documents aux tâches, afficher des documents de tâches, afficher des activités de tâches, suivre des tâches.
Aucun :  Les utilisateurs ne peuvent afficher aucune tâche dans le projet.
Ajouter Ajouter des tâches aux projets. Importer des tâches, copier des tâches. Ajouter des sous-tâches.
Modifier Propriétaire : Les utilisateurs ne peuvent modifier que les tâches qui leur sont attribuées et les autres tâches non attribuées. Déplacer les tâches. Définissez la dépendance entre les tâches détenues par l’utilisateur et d’autres tâches dans et entre les projets.
Ajouté : Les utilisateurs peuvent modifier les tâches ajoutées par eux et d’autres tâches non attribuées. Déplacer les tâches. Définir la dépendance des tâches ajoutées par l’utilisateur à d’autres tâches dans et entre les projets.
Les deux : Les utilisateurs peuvent modifier les tâches qu’ils ont ajoutées ou dont ils sont propriétaires, ainsi que d’autres tâches non attribuées. Déplacer les tâches. Définir la dépendance des tâches détenues et ajoutées par l’utilisateur à d’autres tâches dans et entre les projets.
Tous : Les utilisateurs peuvent modifier toutes les tâches du projet. Filtrer Mes tâches par personne affectée, exporter Mes tâches , marquer les listes de tâches comme terminées, faire glisser & supprimez des sous-tâches, convertissez des sous-tâches en tâches, mettez à jour des tâches en bloc (affichage classique et simple), créez des vues personnalisées avec des autorisations d’accessibilité. Définir la dépendance entre toutes les tâches.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent modifier aucune tâche dans le projet.
Supprimer Propriétaire : Les utilisateurs peuvent supprimer les tâches qui leur sont attribuées et d’autres tâches non attribuées.
Ajouté : Les utilisateurs peuvent supprimer les tâches ajoutées par eux et d’autres tâches non attribuées.
Les deux : Les utilisateurs peuvent supprimer les tâches qu’ils ont ajoutées ou dont ils sont propriétaires, ainsi que d’autres tâches non attribuées.
Tous : Les utilisateurs peuvent supprimer toutes les tâches du projet.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent supprimer aucune tâche du projet.
Réorganiser Les utilisateurs peuvent réorganiser les tâches à partir des listes de tâches du projet.
Ajouter des abonnés Les utilisateurs peuvent ajouter des abonnés à toutes les tâches du projet.

Autorisations de niveau de champ pour les tâches

Dans les autorisations du module pour les tâches, cliquez sur    pour personnaliser l’autorisation Attribuer une tâche et l’autorisation d’accès  Champ. Dans l’autorisation Attribuer une tâche, il existe deux options en fonction desquelles le profil utilisateur peut attribuer des tâches.

  • TO SELF : les utilisateurs peuvent s’attribuer des tâches.
  • AUX AUTRES : les utilisateurs peuvent attribuer des tâches à d’autres.

En outre, il est basé sur l’autorisation d’édition donnée pour les tâches. Par exemple, si vous sélectionnez « Propriétaire » dans l’autorisation de modification et sélectionnez à la fois les options « À soi-même » et « À d’autres » dans l’autorisation Attribuer une tâche, le profil utilisateur peut attribuer ses tâches à d’autres, et choisir toutes les tâches non attribuées ou les attribuer à d’autres. Cependant, si vous ne sélectionnez qu’une seule option « À soi », le profil utilisateur ne peut récupérer que les tâches non attribuées, mais ne peut pas les attribuer à d’autres.

Sur la base de l’autorisation d’accès aux champs, les profils d’utilisateurs pourront afficher ou modifier les champs. Les autorisations d’accès peuvent être personnalisées pour les champs par défaut et personnalisés, cependant, vous ne pouvez pas masquer les champs par défaut.

  • VIEW/EDIT : les utilisateurs peuvent afficher ou modifier la valeur du champ.
  • VIEW ONLY : les utilisateurs peuvent uniquement afficher le champ.
  • HIDE : les utilisateurs ne peuvent pas afficher le champ.

Vous pouvez également personnaliser l’autorisation de champ pour les profils utilisateur dans Présentations et Champs.

Problèmes

Autorisation Action autorisée Actions supplémentaires autorisées
Afficher Tous :  Afficher tous les problèmes du projet. Exporter les problèmes, créer une vue personnalisée des problèmes, utiliser l’assistant de notification, ajouter et afficher des commentaires sur les problèmes, suivre les problèmes, afficher les pièces jointes, afficher les ensembles de modifications, afficher les problèmes liés et les rapports de problèmes.
Connexe :  Les utilisateurs peuvent uniquement afficher les problèmes qu’ils ont créés, qui leur sont attribués, où qu’ils soient @ mentionnés ou sélectionnés dans un champ de liste de sélection. Exporter les problèmes, créer une vue personnalisée des problèmes, utiliser l’assistant de notification, ajouter et afficher des commentaires sur les problèmes, suivre les problèmes, afficher les pièces jointes, afficher les ensembles de modifications, afficher les problèmes liés.
Aucun :  Les utilisateurs ne peuvent afficher aucun problème dans le projet.
Ajouter Ajouter des problèmes au projet. Problèmes d’importation et de clonage.
Modifier Propriétaire : Les utilisateurs peuvent modifier les problèmes qui leur sont attribués et d’autres problèmes non attribués. Mettre à jour les problèmes en masse et mettre à jour les problèmes par liste de sélection des utilisateurs.
Ajouté : Les utilisateurs peuvent modifier les problèmes ajoutés par eux et d’autres problèmes non attribués. Mettre à jour les problèmes en masse et déplacer les problèmes.
Les deux : Les utilisateurs peuvent modifier les problèmes qu’ils ont ajoutés et dont ils sont propriétaires. Les utilisateurs peuvent également modifier tous les problèmes non attribués. Mettre à jour les problèmes en masse, mettre à jour les problèmes par liste de sélection d’utilisateurs et déplacer les problèmes.
Tous : Les utilisateurs peuvent modifier tous les problèmes du projet. Signaler les problèmes comme internes ou externes, déplacer les problèmes, modifier le titre et la description du problème, filtrer Mes problèmes par personne assignée, mettre à jour les problèmes par liste de sélection des utilisateurs, créer des vues personnalisées avec des autorisations d’accessibilité, lier les problèmes.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les problèmes du projet.
Supprimer Propriétaire : Les utilisateurs peuvent supprimer les problèmes qui leur sont attribués dans le projet.
Ajouté : Les utilisateurs peuvent supprimer les problèmes qu’ils ont signalés dans le projet.
Les deux : Les utilisateurs peuvent supprimer les problèmes qui leur sont attribués et signalés par eux dans le projet.
Tous : Les utilisateurs peuvent supprimer tous les problèmes du projet.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer les problèmes du projet.
Ajouter des abonnés Les utilisateurs peuvent ajouter des abonnés à tous les bogues du projet.

Timesheet

La feuille de temps est accessible uniquement aux utilisateurs du projet. Les utilisateurs clients ne pourront pas afficher les feuilles de temps.
Autorisation Action autorisée Actions supplémentaires autorisées
Afficher Propriétaire : Les utilisateurs peuvent afficher leurs propres journaux de temps. Accéder à l’onglet heures du journal de la page de détail des tâches/problèmes. Rapport planifié vs réel pour vos propres tâches (lorsque la tâche d’affichage est également activée).
Tous : Les utilisateurs peuvent afficher tous les journaux de temps du projet. Afficher les rapports sur les feuilles de temps, les rapports planifiés et réels (lorsque l’affichage de la tâche est également activé), afficher la colonne de différence de temps dans l’affichage classique de la tâche.
Aucun : Les utilisateurs ne peuvent pas afficher les journaux de temps dans le projet.
Modifier Propriétaire : Modifier ses propres journaux de temps dans le projet.
Tous : Modifier les journaux de temps de tous les utilisateurs du projet. Filtrer ma feuille de temps par personne assignée, accéder aux rapports des clients et des projets.
Aucun : Impossible de modifier les journaux de temps
Supprimer Propriétaire : Supprimer ses propres journaux de temps dans le projet.
Tous : Supprimer tous les journaux de temps du projet.
Aucun : Impossible de supprimer les journaux de temps dans le projet.
Approuver la feuille de temps (sauf les utilisateurs clients) Les utilisateurs peuvent approuver les journaux de temps.
Finance (sauf utilisateurs clients) Les utilisateurs peuvent facturer des journaux de temps.

Documents

Autorisation Action autorisée Actions supplémentaires autorisées
Afficher Les utilisateurs peuvent afficher les documents dans les projets. Joindre des fichiers aux tâches.
Ajouter Les utilisateurs peuvent ajouter des documents dans les projets.
Modifier Les utilisateurs peuvent modifier les documents dans les projets.
Supprimer Les utilisateurs peuvent supprimer des documents dans les projets.
Gérer les dossiers Les utilisateurs peuvent créer et télécharger des dossiers. Synchronisation de Dropbox, dossiers de corbeille.