Les flux de travail personnalisés sont un outil d’automatisation qui vous permet de créer des processus propres à votre produit, vous permettant de définir les chemins que vos contacts peuvent emprunter dans un flux de travail.
Créez un flux personnalisé
Vous pouvez également choisir parmi un ensemble de modèles de workflow préconçus qui correspondent exactement à vos besoins.
Configurer le déclencheur
Après avoir créé le workflow, vous serez redirigé vers le canevas du workflow. Tout d’abord, vous devrez configurer un déclencheur.
Vous trouverez ci-dessous les différents déclencheurs:
- Déclencheur de soumission de formulaire
- Déclencheur d’entrée de liste
- Ouvrir le déclencheur
- Déclencheur de mise à jour du champ
- Déclencheur d’action par e-mail
- Déclencheur associé à une balise
- Déclencheur de balise supprimé
- Déclencheur de clic vidéo
- Achat Suivi
Processus de configuration
Créez un flux de travail complet pour vos contacts dans la section processus; créer des séries d’e-mails, définir des actions et définir des règles pour séparer les chemins en fonction du comportement et des informations des contacts. Voici une liste de tout ce que vous pouvez faire dans la section processus:
- Actions
- Conditions
- Contrôle de flux
Actions
Envoyer un e-mail
Envoyez un e-mail à vos contacts lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail. Pour configurer:
Votre message révisé sera envoyé selon le calendrier une fois que vous aurez activé le flux de travail. Les messages, par défaut, seront envoyés un jour après la réalisation de l’action précédente. Cependant, vous pouvez modifier le calendrier du message.
Envoyer l’enquête
Envoyez des sondages à vos contacts pour obtenir des informations précieuses sur votre produit.
Votre message révisé sera envoyé selon le calendrier une fois que vous aurez activé le flux de travail. Les messages, par défaut, seront envoyés un jour après la réalisation de l’action précédente. Cependant, vous pouvez modifier le calendrier du message.
Envoyer un SMS
Utilisez ce composant pour envoyer des messages SMS aux contacts qui entrent dans le flux de travail. Pour envoyer des messages SMS: 
Votre message révisé sera envoyé selon le calendrier une fois que vous aurez activé le flux de travail. Les messages, par défaut, seront envoyés un jour après la réalisation de l’action précédente. Cependant, vous pouvez modifier le calendrier du message.
Définir des rappels
Envoyez des rappels à vos contacts lorsqu’ils ne répondent pas à vos e-mails.
Test AB
Avec ce composant, vous pouvez tester AB deux versions de votre campagne. Envoyez ces deux versions à un petit groupe de vos contacts et choisissez le gagnant en fonction de ses performances. Une fois la version gagnante décidée, elle sera envoyée aux contacts restants. Faites glisser et déposez le composant de test AB de la section de processus du panneau de gauche dans le canevas.
- Taille du groupe de test: saisissez le nombre de contacts devant recevoir ces versions de test. 50% du nombre sélectionné recevront la version A et les 50% restants recevront la version B.
- Sélectionnez la manière dont le gagnant doit être déterminé. Vous pouvez choisir de décider en fonction du taux d’ouverture ou du taux de clics, ou choisir manuellement le gagnant une fois le test terminé, en fonction de ses rapports.
- Durée du test: sélectionnez la durée pendant laquelle le test doit s’exécuter. Le test commencera une fois que les versions auront été envoyées au groupe de test sélectionné.
Sélectionnez la version à envoyer en cas d’incertitude. Voici les cas d’incertitude:
- En cas d’égalité après le test.
- Lorsqu’un contact atteint ce stade après que les versions ont été envoyées au groupe de test et pendant que le test est toujours en cours d’exécution.
Une fois le test terminé, la version gagnante sera décidée. Les contacts qui s’inscrivent après la durée du test sélectionnée emprunteront le chemin qui suit la version gagnante.
Attendre
Définissez une période pendant laquelle les contacts doivent attendre avant d’exécuter certaines actions configurées dans le flux de travail. Vous pouvez choisir de laisser vos contacts attendre pendant certaines heures ou certains jours et les inviter à effectuer des actions à une heure et à des jours précis de la semaine.
Condition d’attente
Définissez les conditions d’attente pour que vos contacts satisfassent, pour qu’ils passent à d’autres processus dans le flux de travail. Vous pouvez choisir d’attendre un certain nombre d’heures ou de jours jusqu’à ce que les contacts satisfassent auxdites conditions. S’ils ne remplissent pas les conditions, ils seront automatiquement déplacés vers le chemin alternatif, choisi pour eux, dans le flux de travail.
Actions basées sur des listes
Ajouter à la liste – Ajoutez des contacts à une liste lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail.
Supprimer de la liste – Supprimez les contacts d’une liste lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail.
Champs de mise à jour
Mettez à jour la valeur du champ de vos contacts lorsqu’ils atteignent cette étape du workflow. Faites glisser et déposez le composant de champ de mise à jour de la section Processus du panneau de gauche dans le canevas. Cliquez sur Configurer dans le bloc d’action et sélectionnez le champ souhaité et la valeur à mettre à jour.
Actions Zoho CRM
Pousser vers Zoho CRM
Transférez les données de vos contacts dans Zoho CRM lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail. Faites glisser et déposez le composant Push to Zoho CRM de la section Processus du panneau de gauche dans le canevas. Cliquez sur Configurer dans le bloc d’action. Remplissez les informations suivantes:
Créer des tâches dans Zoho CRM
Vous pouvez créer des tâches pour les contacts qui ont atteint le stade. Pour créer une tâche dans Zoho CRM:
- Objet – Saisissez le sujet de votre tâche.
- Statut – Sélectionnez le statut que vous souhaitez attribuer à votre tâche.
- Priorité – Sélectionnez la priorité de la tâche.
- Répartition du propriétaire – Attribuez le propriétaire pour les tâches en cours de création dans CRM. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes:
-
- Attribuer toutes les tâches à un seul propriétaire
- Sélectionnez le propriétaire par la méthode du round robin pour chaque tâche
Envoyer un e-mail de notification interne
Configurez des e-mails pour informer les membres de votre organisation lorsque les contacts franchissent une étape particulière du flux de travail. Faites glisser et déposez le composant d’e-mail de notification interne de la section Processus du panneau de gauche dans le canevas. Ajoutez l’objet, le contenu de l’e-mail et sélectionnez les adresses e-mail.
Actions basées sur des balises
Attribuer des balises – Attribuez des balises aux contacts lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail.
Supprimer les balises – Supprimez les balises des contacts lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail.
Actions basées sur le score
Ajouter un score – Ajoutez un score à vos contacts lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail.
Soustraire le score – Soustrayez le score de vos contacts lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail.
Conditions
Définissez les conditions en fonction des informations de contact et du comportement et bifurquez le chemin. Lorsque les contacts atteignent cette étape du processus, ils seront vérifiés pour savoir s’ils répondent ou non aux critères et emprunteront le chemin correspondant. Cliquez sur le composant Condition dans la section Processus du panneau de gauche, faites glisser et déposez la condition souhaitée dans le canevas et configurez-la en fonction de vos besoins. Il existe trois types de conditions:
Condition simple
Définissez des critères en fonction des informations de contact ou de l’activité du destinataire.
Divisez le flux de travail ici pour les contacts qui satisfont aux critères et pour ceux qui ne le font pas.
Condition à trois voies
Segmentez vos contacts en fonction de la valeur de leur champ et créez des chemins séparés pour chaque segment.
Vous allez créer deux chemins pour ces deux valeurs et un troisième chemin où ces deux conditions sont fausses.
Condition à trois voies
Segmentez vos contacts en fonction de la valeur de leur champ et créez des chemins séparés pour chaque segment.
Vous allez créer deux chemins pour ces deux valeurs et un troisième chemin où ces deux conditions sont fausses.
Condition multi-voies
Segmentez vos contacts en fonction de leur valeur de champ et créez des chemins séparés pour chaque segment. Faites glisser et déposez le composant de condition Multiway sur le canevas et cliquez sur Configurer . Vous pouvez fournir un maximum de six valeurs pour le champ que vous sélectionnez. Cliquez sur Appliquer .
Vous allez créer autant de chemins pour autant de valeurs que vous fournissez, et un autre chemin où toutes ces conditions sont fausses.
Contrôle de flux
Vous pouvez choisir de contrôler le flux de votre flux de travail en sélectionnant l’un des composants de contrôle de flux fournis par Zoho Campaigns. Chaque processus de contrôle de flux est expliqué ci-dessous:
Répartition aléatoire
Divisez le chemin du flux de travail de manière aléatoire en deux groupes de contacts. Faites glisser et déposez le composant de fractionnement aléatoire dans le canevas. Cliquez sur Configurer et sélectionnez le pourcentage pour chaque groupe. Lorsque les contacts atteindront cette étape, ils seront placés au hasard dans chaque chemin.
Déplacer vers la fin du workflow
Supprimez les contacts du processus et déplacez-les vers la fin du flux de travail lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail. Faites glisser et déposez le composant Déplacer vers la fin du flux de travail de la section Processus du panneau de gauche dans le canevas.
Passer à un autre flux de travail
Configurez ce processus si vous souhaitez que vos contacts soient déplacés vers un autre flux de travail. Ce processus ne peut être utilisé que lorsque vous avez un autre flux de travail qui a un déclencheur ouvert. Faites glisser et déposez le composant de la section Processus sur le panneau de gauche sur le canevas et cliquez sur Configurer. Sélectionnez le flux de travail dans lequel vous souhaitez déplacer vos contacts. Ajoutez un délai après lequel vos contacts seront déplacés et ajoutez des critères pour ignorer certains contacts si nécessaire.
Quitter le flux de travail
Supprimez les contacts du flux de travail lorsqu’ils atteignent cette étape du flux de travail. Faites glisser et déposez le composant Exit from workflow de la section Processus du panneau de gauche dans le canevas.
Après avoir configuré les actions à effectuer sous processus, connectez les actions dans la séquence souhaitée et définissez le délai entre elles.
Fusionner
Utilisez ce composant si vous devez fusionner deux ou plusieurs chemins en un seul. Faites glisser et déposez le composant Merge de la section Processus du panneau gauche sur le canevas et effectuez les connexions nécessaires. Vous ne pouvez pas connecter le nœud de fin du composant de fusion avec une action de fin de workflow.
Définir les actions de fin de workflow
Les actions de fin de workflow sont effectuées une fois que le contact a quitté le processus. Faites glisser et déposez les composants d’action de la section Processus de fin de flux de travail du panneau de gauche sur le canevas de flux de travail et configurez-les. Voici les actions qui peuvent être effectuées:
- Actions basées sur des listes
- Actions basées sur le score
- Actions basées sur des balises
- Champ de mise à jour
- Actions Zoho CRM
- E-mails de notification internes
- Passer à un autre flux de travail
Après avoir configuré les actions à effectuer après le processus, connectez-les aux autres processus de votre flux de travail. Notez que les actions de fin de workflow ne sont pas obligatoires.
Attendre entre les composants de fin de workflow
La période d’attente par défaut entre les actions est d’une heure. Cependant, vous pouvez modifier la période d’attente en fonction de vos besoins. Passez la souris sur la section d’attente au-dessus des actions et cliquez sur l’icône Modifier pour modifier la période. La période d’attente pour la première action est basée sur l’heure à laquelle le contact quitte le processus. La période d’attente pour les autres actions est basée sur l’action précédente.
Actions de réponse
Dans un scénario idéal d’automatisation des e-mails où vous disposez d’un flux de travail bien défini pour vos contacts, il est recommandé d’ajouter une période d’attente conditionnelle après avoir envoyé un e-mail à vos contacts. Cette pratique devient incontournable lorsque les conditions de votre flux de travail (déclencheurs) sont basées sur l’ouverture de l’e-mail par vos contacts, la réponse à l’e-mail ou le clic sur des liens dans l’e-mail. La période d’attente que vous définissez devrait donner à vos contacts suffisamment de temps pour interagir avec vos e-mails. Le flux de travail attendra le temps spécifié avant de déplacer un contact vers l’action suivante.
En utilisant les flux de travail personnalisés de Zoho Campaigns, lorsque vous envoyez un e-mail à vos contacts, vous pouvez configurer des actions de suivi pour quatre réponses: ouverture d’e-mail, réponse par e-mail, tout clic sur un lien et clic sur un lien spécifique dans l’e-mail. Vous pouvez configurer trois types de délais d’attente entre le déclencheur et son action:
- Période d’attente commune pour toutes les réponses: définissez une période de délai qui sera commune à toutes les réponses par e-mail. Lorsque le contact répond à l’une des réponses dans l’e-mail, l’action de suivi configurée sera déclenchée après la période de retard commune.
- Pas de période d’attente: une action de suivi sera déclenchée dès que les contacts auront répondu spécifiquement à l’e-mail.
- Période d’attente personnalisée: une action de suivi sera déclenchée pour une réponse spécifique après avoir attendu le délai que vous avez défini. Vous pouvez définir différents délais pour différentes réponses à l’aide de cette option.
Pour configurer une période d’attente pour une action de réponse:
Ajouter des critères de saut
Décidez pour qui les actions de processus doivent ou non être effectuées en définissant un critère basé sur les informations de contact ou l’activité du destinataire. Le contact qui répond aux critères ignorera ce composant et passera au composant suivant. Pour ajouter un critère de saut, 
Condition de sortie
Configurez des critères basés sur les informations de contact ou l’activité du destinataire pour supprimer des contacts du flux de travail ou du processus. Accédez à l’icône Définir la condition de sortie dans le coin supérieur droit.
Activer le workflow
Une fois que vous avez créé votre flux de travail, vous devez l’activer. Recherchez le bouton Activer dans le coin supérieur droit.
Une fois activé, votre flux de travail est défini. Avant d’activer un workflow:
- Le déclencheur et tous les composants du canevas doivent être configurés.
- Tous les composants du canevas doivent être connectés.
- Tous les nœuds d’extrémité des conditions doivent être connectés.
- Tout le contenu des e-mails doit avoir été examiné.
