ZOHO FSM - Gestion des services sur le terrain

Connecter les services sur site et la répartition grâce à Zoho FSM pour les agents sur le terrain

Gagnez du temps maintenant

Zoho FSM est une application cloud qui offre une solution globale pour gérer l’ensemble du cycle de vie des processus impliqués dans la gestion et l’exécution des services sur le terrain.

Tous les processus essentiels aux services sur le terrain sont automatisés, tels que:

  • Gérer les bons de travail;
  • Planification;
  • Distribution;
  • Suivi des rendez-vous de service;
  • Facturation;

Cela élimine le fardeau du papier et toute saisie de données dans un logiciel qui sont des tâches manuelles fastidieuses qui empêchent généralement les activités de service sur le terrain.

En fournissant une plate-forme unifiée qui permet aux utilisateurs de passer à travers différents processus sur le terrain, Zoho FSM aide les utilisateurs à effectuer leurs tâches de manière efficace.

Avec Zoho FSM, les avantages sont multiples, en mentionnant quelques-uns ci-dessous:

Rationalisez les opérations sur le terrain

L’automatisation des bons de travail rationalise les demandes de service et élimine le travail manuel.

Améliorez la productivité des techniciens

L’application mobile FSM pour les techniciens les aide à:

  • Suivez les détails de leurs rendez-vous;
  • Créer des rapports de service;
  • Augmentez la facture;
  • Paiement reçu.

Gestion d'équipe efficace

Zoho FSM propose un environnement multi-utilisateurs basé sur un profil:

  • Administrateur;
  • Agent de service à la clientèle;
  • Distributeur;
  • Technicien de terrain.

Impressionnez vos clients

Vous pouvez interagir avec les clients sur plusieurs canaux, y compris le courrier électronique, le téléphone et le Web.

Les clients peuvent effectuer des paiements pour les services rendus en ligne.

Tableau de bord des KPI de processus

Le maintien de valeurs optimales pour les indicateurs de performance clés est crucial pour toute entreprise.

Comment Zoho CRM - Zoho FSM - Zoho Books intégrer pour servir vos équipes sur le terrain vous simplifie la vie et réduit vos coûts d'exploitation récurrents?

Points forts des fonctionnalités de Zoho FSM

  • Gérez vos effectifs
  • Personnalisez FSM pour votre entreprise
  • Prise en charge multicanal
  • Planifiez et expédiez efficacement
  • Gérer les bons de travail
  • Estimations, facturation et paiements
  • Gérer les clients
  • Engagez votre personnel
  • Analyse de service et rapports
  • Intégrations
  • API REST: intégrez des API pour commencer à synchroniser les bons de travail entre les services en temps réel.

Gérez votre personnel: Zoho FSM vous permet de configurer votre organisation de service sur le terrain en définissant vos administrateurs, répartiteurs, agents du service client et techniciens sur le terrain.

Vous pouvez également ajouter des détails pertinents sur les territoires dans lesquels ils travaillent et les compétences du technicien.

Gestion des utilisateurs

Zoho FSM offre un environnement multi-utilisateurs en prenant en charge différents profils. Un profil définit toutes les autorisations et l’accessibilité au sein de l’application. Il existe quatre profils intégrés à l’application Zoho FSM: administrateur, agent du service client, répartiteur et technicien de terrain. Lors de l’ajout d’un utilisateur, le profil approprié doit lui être attribué. De cette façon, vous pouvez réguler l’accès de vos utilisateurs aux fonctionnalités et aux données de l’application.

Profils

Une brève description des profils Zoho FSM est donnée ci-dessous:

L’administrateur aura un accès créatif / lecture / édition / suppression à toutes les données et à la configuration dans Zoho FSM.

L’agent du service client aura un accès en création / lecture à tous les modules standard et modifiera / supprimera les données auxquelles il est affecté en tant que propriétaire.

Le répartiteur aura un accès en création / lecture à tous les modules standard et modifiera / supprimera les données auxquelles ils sont affectés en tant que propriétaire.

Le technicien de terrain n’aura accès qu’aux données qui lui sont attribuées manuellement par l’administrateur des données. Ils n’auront accès qu’à l’application mobile FSM.

Le diagramme ci-dessous décrit les autorisations que chaque profil est autorisé à avoir:

Personnalisez FSM pour votre entreprise: Zoho FSM est conçu pour répondre aux exigences uniques de votre organisation.

Vous pouvez personnaliser votre compte pour ajouter des composants de données spécifiques au secteur et des flux de travail spécialisés. Il est également possible d’intégrer Zoho FSM dans n’importe quel service tiers.

Paramètres de configuration de la page

Vous pouvez personnaliser certains modules et pages de votre application en fonction des besoins de votre processus organisationnel. Vous pouvez choisir les champs essentiels à votre processus, définir leurs propriétés et leur emplacement dans le module ou la page.

Prise en charge multicanal: Zoho FSM possède des fonctionnalités intégrées qui vous permettent de recevoir des demandes de service entrantes de chaque source.

Canaux

Les canaux suivants sont disponibles pour que les utilisateurs créent des demandes:

  • Analyseur d’e-mails
  • Formulaire Web

Analyseur de courriels

À l’aide d’un analyseur d’e-mails, vous pouvez récupérer automatiquement les données des e-mails que vous recevez et les ajouter en tant qu’enregistrements dans votre solution Zoho FSM. À l’aide d’un analyseur d’e-mails, les détails des e-mails peuvent être directement ajoutés en tant qu’enregistrement dans votre solution, éliminant ainsi le besoin de le faire manuellement. Les différentes étapes, y compris la création et la configuration d’un analyseur de courrier électronique, sont décrites dans les sections ci-dessous. Nous vous expliquerons comment, à l’aide de l’analyseur d’e-mails, vous pouvez extraire les détails des demandes reçues par e-mail et les ajouter en tant qu’enregistrements dans le module Demandes de votre solution Zoho FSM.

Nommer et sélectionner le module

Une adresse e-mail d’analyseur sera générée lors de la création d’un analyseur. Il s’agit de l’adresse à laquelle le mail à analyser doit être envoyé.

Préparer le modèle pour l’analyse

Pour que le contenu des e-mails soit analysé, il doit être dans un type de modèle spécifique. Dans cette étape, vous fournirez un exemple de contenu d’e-mail qui sera utilisé comme modèle pour analyser tous les e-mails. Il existe deux types de modèles que vous pouvez utiliser pour analyser vos données: la paire clé-valeur et le format de paragraphe. Dans notre exemple, nous utiliserons le format de paire clé-valeur.

Paire clé-valeur: paire composée d’une clé et d’une valeur, séparées par un délimiteur. La clé est un identifiant unique pour certains éléments de données. Par exemple, prénom ou e-mail. Ces clés auront des valeurs associées. Par exemple Sam pour le prénom, sam.neil@gmail.com pour l’e-mail, etc. Un délimiteur est un séparateur utilisé pour indiquer le début ou la fin de vos données. Le délimiteur peut être un deux points (:), un signe égal ou un tiret (-).

La clé de la paire clé-valeur est mappée aux champs de demande. Si le mappage de champ n’est pas effectué automatiquement, vous pouvez sélectionner le champ approprié.

Le tableau ci-dessous contient des détails sur les champs du module de requête auxquels les paires clé-valeur doivent être mappées.

 Clé
 Valeur ‘Mapper’ au champ de la demande
 Sujet
Demande d’échantillon
 Sujet
 Description
Exemple de demande de l’analyseur d’e-mails
 Description
 Prénom
 Robin
 –
 Nom
 Ellacot
 –
 Email
 Email
 Priorité
 Normal
 –
 Téléphone
 1234567990
 Téléphone
Heure de fin préférée
 10/09/2019 12:00:PM
 –
Heure de début référée
 10/09/2019 2:00:PM
 –
 Rue
 200 rue gisèle
 –
 Ville
 Percé
 –
 Province
 Québec
 –
 Code Postal
 G3E 4B8
 –
 Pays
 Canada

Sélectionnez les champs à mettre à jour

Lors de l’ajout d’un enregistrement, vous pouvez mentionner une valeur avec laquelle un champ particulier du module doit être mis à jour. Utilisez le symbole / pour ajouter ou supprimer des entrées.

Attribuer le propriétaire de l’enregistrement

Vous pouvez sélectionner le propriétaire de l’enregistrement. Dans Attribuer en fonction de, choisissez un utilisateur ou un rôle et cliquez sur Suivant. Si plusieurs utilisateurs sont ajoutés, la méthode de changement de tâche sera utilisée.

Ajouter des adresses e-mail approuvées

Créer un workflow

Une règle de workflow doit être créée pour mettre à jour les détails du contact dans l’enregistrement de demande nouvellement créé. Pour créer la règle de workflow:

Créer une fonctionnalité personnalisée

Une fonction personnalisée doit être créée pour effectuer les opérations suivantes:

  • Obtenez les coordonnées de l’enregistrement de l’application nouvellement créé.
  • Recherchez un contact avec une adresse e-mail telle que le module d’inscription de candidature nouvellement créé dans le module Contact.
  • Si une correspondance est trouvée, l’enregistrement d’application nouvellement créé sera mis à jour avec les détails du contact existant.
  • Si aucune correspondance n’est trouvée, un nouvel enregistrement est créé dans le module Contact et l’enregistrement de demande nouvellement créé sera mis à jour avec les coordonnées.


Web form

To receive service requests through your web channel, you can use web forms. You can create and integrate application forms into your website. The steps of creating and integrating an application form into your website are described in the sections below:

Specify the details of the form

Add specific form details to your needs. In the Form Details page, add the following details and click Save:

Incorporate the form

You can generate the code for the application form. To get the code to integrate into your site:

Planifiez et expédiez efficacement: des programmes intra-journaliers sur plusieurs jours peuvent être créés.

Use Zoho FSM’s integrated Gantt and map views to manage your work requests, schedule appointments, and assign the right field technicians based on their skills and location.

Distribution console

The dispatch console is the task table for planning and distributing service appointments. It contains all the information a dispatch console would need to assign a service appointment to a field technician or team. The Dispatch Console has the following features:

Gestion des bon de travail : les bons de travail peuvent être gérés, peuvent être assignés à un technicien ou à une équipe.

Il vous permet également de planifier des rendez-vous sur plusieurs jours et de créer un rapport de service une fois le travail terminé.

Configuration des bons de travail

Avant de créer un bon de travail, vous devez configurer certains paramètres. Les détails de ces paramètres sont répertoriés dans les sections ci-dessous.

Cartographie des demandes de travail

Lorsque vous choisissez la transition Convertir en ordre de travail dans une demande, la page Créer un ordre de travail s’affiche avec des valeurs de champ préremplies. À l’aide du paramètre de mappage de demande d’ordre de travail, vous pouvez déterminer quelles valeurs de champ de demande vous souhaitez préremplir les champs de la page Créer un ordre de travail.

Gérer le type de travail

Le type de travail est un modèle de services dans un bon de travail. Utilisez ces modèles pour ajouter rapidement des services aux bons de travail et éviter la saisie répétitive de données. Un type de travail sera utilisé dans le module Services et produits pour relier les compétences et les produits à un service.

Automatisation des bons de travail

Un bon de travail est un enregistrement créé pour exécuter une demande de service de contact.

Un bon de travail peut être créé de l’une des manières suivantes:

À partir des demandes: à l’aide de la transition de conversion en bon de travail dans une application, un bon de travail peut être créé pour l’application. Lorsque vous choisissez cette transition, la page Créer un ordre de travail s’affiche avec des valeurs de champ préremplies. À l’aide du paramètre de mappage de demande de travail, vous pouvez déterminer les valeurs de champ de demande pour lesquelles vous souhaitez préremplir les champs de la page Créer un ordre de travail. Consultez cette page pour plus de détails.

À partir des devis: En utilisant la transition Convertir en bon de travail dans un devis, un bon de travail peut être créé pour le devis. Lorsque vous choisissez cette transition, la page Créer un ordre de travail s’affiche avec des valeurs de champ préremplies. À l’aide du paramètre de mappage Estimation sur ordre de travail, vous pouvez déterminer quelles valeurs de champ Estimation vous souhaitez préremplir les champs de la page Créer un ordre de travail. Consultez cette page pour plus de détails.

À partir des demandes de contact téléphonique: l’agent du service client crée des bons de travail pour les demandes de contact reçues par téléphone.

Estimations, facturation et paiements: Zoho FSM vous permet de créer des estimations et des factures détaillées qui correspondent à l'image de marque de votre entreprise.

Pour faciliter la facturation, la facturation et les paiements, Zoho FSM a une intégration intégrée avec Zoho Books. Vos techniciens de terrain peuvent créer des factures et faciliter le règlement des rendez-vous en ligne.

Estimations

Une estimation fournit un chiffre approximatif du coût de fourniture des services demandés dans une application. Une fois qu’une demande est approuvée, l’estimation peut être créée pour l’application. Sur la base d’une estimation, le contact peut décider de poursuivre ou non la demande de service. Le contact peut accepter ou refuser le devis sur le portail.

Facturation et paiements

Créer une facture

Une facture peut être créée pour un rendez-vous de service dont le statut est terminé.

Effectuer des paiements

Vous pouvez enregistrer les détails du paiement effectué pour une facture.

Engagez votre personnel: transformez vos techniciens en une excellente unité de terrain avec l'application mobile Zoho FSM.

Il peut être utilisé pour vérifier leurs horaires, naviguer avec précision vers les lieux de service, enregistrer des données de terrain authentiques, y compris en joignant des photos et en ajoutant des notes, être équipé du bon équipement, créer un rapport de service et collecter facilement les paiements en ligne.

Application mobile Zoho FSM

L’application mobile Zoho FSM fournit aux techniciens de terrain en déplacement toutes les informations dont ils ont besoin pour être efficaces au travail et ravir les contacts à chaque rendez-vous.

Cela les aide à être à l’heure pour leurs rendez-vous, à assister à plus de rendez-vous en une seule journée et à terminer leurs rendez-vous en une seule visite. Cela leur permet également de mettre à jour leur statut de rendez-vous au fur et à mesure de leur progression dans leur travail.

Principales caractéristiques

  • Notifications en temps réel aux techniciens de terrain les informant de leurs rendez-vous de service et de tout changement dans leur horaire de travail
  • Gérez facilement les rendez-vous de la journée dans une vue simple du calendrier
  • Les techniciens de terrain peuvent trouver une navigation précise vers le site à l’aide de Google Maps
  • Une vue détaillée des prestations à réaliser et des produits nécessaires à la prestation
  • Vous pouvez contacter des contacts par appel, e-mail et SMS
  • Créez instantanément un rapport de service et capturez la signature du contact une fois le travail terminé
  • Capturez facilement le temps qu’il faut
    pour terminer chaque rendez-vous Apporter des modifications aux services rendus et aux produits nécessaires avant la facturation
  • Capturez des photos / fichiers à partir de l’emplacement du service et ajoutez-les en tant que notes dans le rendez-vous de service
  • Créer un bon de travail de suivi et un devis pour un rendez-vous de service
  • Le technicien de terrain peut créer des trajets qui suivent la distance parcourue par lui et l’itinéraire emprunté pour chaque rendez-vous
  • Suivi GPS pour les techniciens de terrain
  • Enregistrez le temps passé à travailler sur un rendez-vous à l’aide de feuilles de temps.

Analyse des services et rapports: utilisez plus de 20 rapports et tableaux de bord intégrés pour améliorer les performances des services.

Vous avez également la possibilité de créer des rapports personnalisés pour suivre les KPI, identifier les faiblesses et prendre des décisions plus intelligentes basées sur les données.

Intégrations: Zoho FSM peut être intégré à n'importe quel service prenant en charge l'authentification basée sur les jetons ou OAuth.

Par exemple, il peut être intégré à un fournisseur de SMS pour envoyer des SMS aux clients afin de les tenir informés de toute modification de la demande de service. Il peut également être intégré à n’importe quelle solution comptable.

Intégration avec Zoho Books

Zoho FSM paie des taxes pour vos transactions, avec des règles fiscales spécifiques à chaque région. Des propriétés fiscales peuvent être ajoutées pour les services et produits, les contacts et les entreprises. Ces valeurs seront utilisées lors de la création des devis et des bons de travail.

Intégration avec Zoho CRM

Intégrez votre compte Zoho CRM dans FSM et aidez vos équipes de vente et de service à collaborer les unes avec les autres. En facilitant le partage des données entre les équipes, vous pouvez garantir une bonne communication entre les équipes, éviter la duplication des données et gagner du temps qui serait autrement passé à gérer les données en silos.

Quelle est la première étape du déploiement de Zoho FSM?

Gagnez du temps maintenant

Quelle édition de Zoho FSM dois-je utiliser?

Pour que la personnalisation fonctionne, vous devez vous abonner à The Company Edition de Zoho FSM.

Comment ouvrir un compte Zoho CRM?

Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit ici. Remarque: ce sera la version standard de Zoho CRM lorsque vous vous inscrivez, pas la version personnalisée pour la fabrication.

Pourquoi ne pouvons-nous pas personnaliser Zoho FSM nous-mêmes?

Vous pouvez bien sûr! Cependant, il y aura une énorme courbe d’apprentissage. Nous rassemblons notre expérience de mise en œuvre de Zoho FSM – Zoho CRM dans des centaines d’entreprises et vous aidons à tirer parti de cette application le plus rapidement possible.

Combien coûte Zoho FSM et qu'est-ce que j'obtiens?

Zoho FSM propose une tarification basée sur l’utilisation. Les frais mensuels seront basés sur le nombre de rendez-vous pris au cours de ce mois. La facturation de l’utilisation du mois précédent sera effectuée au cours de la première semaine de chaque mois.

Puis-je personnaliser davantage Zoho FSM à l'avenir?

Oui. Vous pouvez le faire vous-même OU nous engager à un prix abordable.

Puis-je avoir une démonstration avant d'acheter un CRM de fabrication?

Oui! Bien sûr. Vous pouvez planifier votre session ici.

quel est le délai de livraison?

Nous fournirons la version personnalisée de Zoho CRM – Zoho FSM – Zoho Books dans les 30 jours ouvrables suivant le déploiement de votre solution intégrée.

Suis-je prisonnier avec Zoho?

Non, non, non, non, jamais. Vous n’êtes pas enfermé dans des contrats à long terme. Vous pouvez payer mensuellement ou annuellement, selon ce qui vous convient le mieux.

Quelle assistance puis-je obtenir une fois que je suis en ligne?

Vous bénéficiez d’une assistance téléphonique et par e-mail du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00. d’OceanData avec des services d’assistance en ligne. En plus de cela, vous bénéficiez de l’assistance téléphonique de Zoho 24h / 24 et 7j / 7 ou via LiveChat et e-mail.

Merci en collaboration, pour mettre en place notre système CRM et à l'assistance continue de notre apprentissage dans l'utilisation de cet outil puissant. L'équipe apprécie vos efforts et recommandera vos services. Merci de la part de nous tous chez SpotEv!

Colin D. HendryFondateur-fondateur & CSO chez SpotEv spécialisé dans les technologies innovantes pour les secteurs de la culture, du tourisme et de l'hôtellerie

Peu de gens ont l'opportunité de rendre compte à un manager qui est aussi coach et mentor - mais je l'ai fait quand j'ai travaillé pour Bruno, j'ai eu le plaisir de travailler avec Bruno chez Ocean Data, de collaborer sur des équipes de projet. La capacité de Bruno à commander une salle et à faire participer les gens avec des idées - même des personnes qui étaient initialement sur des pages complètement différentes. Peu importe la tension d'une réunion, il a veillé à ce que tout le monde repart avec le sourire. En tant que membre de l'équipe ou leader, Bruno mérite ma plus haute recommandation.

Akhil KhanijoMBA, Business Development Manager chez Givex

Bruno est axé sur le client et fournira une excellente solution pour vos besoins.

Simon PouliotResponsable des comptes commerciaux, secteur Heavy Duty