Blueprint Zoho : Le moyen le plus simple et le plus puissant de créer, de vendre, d’opérer et de répéter

Avantages de déployer un Blueprint

 

Améliorez la rentabilité

– Flow de travail de traitement des documents plus rapide et plus efficace

– Éliminer les erreurs

– Amélioration de la productivité des travailleurs

Prenez le contrôle de vos données

– Processus rationalisés et accélérés

– Éliminez autant que possible le recours à des processus papier manuels plus sujets aux erreurs

– Une cohérence et une flexibilité accrues du flux de travail pour votre personnel

– Meilleure tenue des registres et préparation des audits

Optimiser les processus

– Accélérer l’exécution des processus

– Intelligence d’affaires améliorée avec des tableaux de bord

– Améliorez la recherche et la récupération de documents

Votre équipe de ventes se développe?

Vous devez vous assurer que les processus de ventes que vous avez conçus peuvent évoluer avec vous.

Le Blueprint de Zoho CRM permet de s’assurer que tous les membres de votre équipe de ventes suivent le bon processus.

 

Regardez cette vidéo

Qu’est-ce que ça veut dire de transformer mes processus en Blueprint Zoho?

Un apercu de Zoho Blueprint

  • Dès l’instant où vous capturez une piste dans votre système CRM jusqu’à la clôture de l’accord et au-delà, votre organisation peut avoir plusieurs processus de vente en place.
  • Par exemple, la génération et le suivi de leads, la clôture des transactions et la gestion des commandes.
  • Chacun de ces processus comporte plusieurs étapes, et différentes équipes peuvent être chargées de terminer chaque étape. À ce stade, il faut prendre un moment pour voir si le CRM dicte comment ces processus doivent être exécutés.
  • Prenons l’exemple du processus de suivi des transactions.
  • Ce processus comporte de nombreuses étapes telles que la qualification, la négociation, la proposition de valeur et la révision juridique jusqu’à ce que finalement l’accord soit conclu ou perdu.
  • À quel moment un accord peut-il passer de la «phase de négociation» à «l’approbation»?
    Ou à quel moment pouvez-vous dire qu’un prospect a atteint le statut «Contacté»? Après les avoir contactés une, deux, cinq fois? Si c’est cinq fois, tous vos représentants suivent-ils la même procédure?
  • Lorsque le processus que vous suivez hors ligne n’est pas correctement saisi dans le logiciel, rien ne garantit qu’il est suivi de la bonne manière.
  • Il peut y avoir des incohérences et des lacunes dans le processus.
  • C’est le problème que Blueprint vise à résoudre.
  • Le Blueprint de Zoho CRM est simplement une réplique en ligne d’un processus d’affaires.
  • Il capture chaque détail de l’ensemble de votre processus hors ligne dans le logiciel.
  • Il facilite l’automatisation, la validation et la collaboration des équipes, rendant ainsi votre processus plus efficace et exempt de failles.

 

Comprendre la construction des blocs de vos processus avec Zoho Blueprint

  • Comprendre les blocs de construction
    Un plan directeur dans Zoho CRM est conçu pour vous aider à exécuter un processus d’affaires d’une manière bien définie et systématique.
  • Avec un Zoho Blueprint, vous pouvez définir chaque étape d’un processus et associez les bonnes personnes à chacunes des étapes.
  • Un Zoho Blueprint est conçu en créant un ordre séquentiel de ces étapes dans un processus. Dans le jargon CRM, les principaux éléments constitutifs d’un plan directeur sont les états et les transitions.
  • Par exemple, une transaction dans CRM passe par différentes étapes jusqu’au suivi – approbation de la qualification, de la négociation et de la remise. Chacune de ces étapes sera appelée «État».
  • Les états doivent être glissés et déposés dans l’éditeur de plans directeurs pour concevoir le processus.
  • Une transition est un lien entre deux États dans un processus. Elle prescrit les conditions requises pour qu’un dossier passe d’un État à un autre. Par exemple, les conditions et actions requises pour qu’un enregistrement passe de la qualification à la négociation sont prescrites dans le bloc «Transition» appelé «Négocier».

Concevoir le design de votre Zoho Blueprint

La construction d’un processus est en grande partie une procédure en 3 étapes.

1- Entrez les informations de base:

Spécifiez le module, la disposition et le champ pour lesquels le processus doit être créé.

2- Définissez le flux de processus:

Dans l’éditeur de plans directeurs, définissez le flux de processus directement depuis l’état de démarrage ou l’état par défaut (selon le cas) jusqu’à l’état de sortie.

3- Configurer les paramètres de transition:

Configurez les paramètres de transition avant, pendant et après entre différents états dans le processus selon les besoins.

 

Définir le processus dans l’éditeur de plans directeurs

Dans Zoho Blueprint Editor, faites glisser et déposez tous les états (étapes) qui font partie du processus.
Établissez le flux de processus entre les États en connectant les nœuds dans les boutons État.

Exécution d'un plan Zoho Blueprint

  • Accéder à mes dossiers Blueprint
  • Une fois le plan directeur configuré, les enregistrements répondant aux critères du processus entreront dans le processus et les propriétaires de transition mentionnés dans le plan directeur pourront exécuter leurs transitions respectives.
  • Afin de démarrer le processus, vous devez savoir quels enregistrements vous attendent pour effectuer votre partie des actions dans l’ensemble du processus.
  • Pour accéder à vos enregistrements Zoho Blueprint
  • Dans votre compte Zoho CRM, cliquez sur le module Mes travaux.
    Sous Mes travaux, les enregistrements en attente de votre approbation et les transitions du plan directeur sont affichés.
  • Dans la liste, sélectionnez uniquement un Zoho Blueprint.
  • Cliquez sur n’importe quelle entrée pour accéder à l’enregistrement respectif et exécuter votre part du processus.
  • Afficher le plan directeur configuré
  • Pour afficher le Zoho Blueprint configuré
  • Accédez à la page Détails de l’enregistrement répondant aux critères du processus.
  • Dans le Blueprint Strip, vous verrez l’état actuel de l’enregistrement et les transitions disponibles pour cet état.
  • Notez que les transitions ne sont disponibles que pour les enregistrements répondant aux critères avant la transition.
  • Cliquez sur le lien Afficher les actions configurées.
  • Vous pourrez voir le flux de processus de l’État existant vers l’État suivant.
  • Ici, il est important de noter que le champ à l’aide duquel vous avez configuré le Blueprint sera verrouillé pour modification une fois l’enregistrement entré dans le processus. Autrement dit, supposons que vous ayez configuré un processus de suivi en un Zoho Blueprint pour le module Deal à l’aide du champ Status. Une fois qu’un enregistrement est entré dans le Zoho Blueprint, vous ne pouvez pas mettre à jour manuellement la scène tant que le Blueprint n’a pas été complètement exécuté.
  • Exécuter un plan directeur
  • Une fois que les enregistrements répondent aux critères d’entrée d’un Blueprint, ils deviennent des enregistrements actifs dans le processus. Un Blueprint peut être exécuté dans votre compte Web ainsi que dans l’application mobile Zoho CRM.
  • Exécuter un Blueprint dans le compte Web CRM
  • Dans votre compte Zoho CRM, la page Détails de l’enregistrement affiche l’état actuel de l’enregistrement et les transitions disponibles pour cet état. Pour exécuter une transition, cliquez simplement sur le bouton Transition approprié.Lorsque chaque bouton est cliqué, une fenêtre contextuelle apparaît, invitant l’utilisateur à ajouter des notes, à mettre à jour les champs tels que définis par le Zoho Blueprint. Par exemple, en cliquant sur le bouton Négocier, un propriétaire de transition est invité à entrer les champs comme requis dans les paramètres Pendant la transition et à passer à l’état suivant.
  • Voici les différents éléments à noter lors de l’exécution d’une transition.
  • Invité les usagers à envoyer de message et à prendre des notes
    Si vous avez configuré des messages et des notes obligatoires, la transition apparaîtra comme indiqué dans l’image ci-dessous. Ici, les exigences et les détails de la remise ont été demandés.
  • Supprimer les éléments de la liste de contrôle Une transition ne peut pas être enregistrée tant que les éléments de la liste de contrôle ne sont pas notés. Une liste de tâches est notée dans l’image ci-dessous.
  • Si vous avez configuré des champs obligatoires à partir du moduleBlueprint principal et des modules associés, le propriétaire de la transition sera invité à saisir les valeurs de ces champs ici. Si vous avez également configuré des critères de validation pour l’un des champs, le système vérifie la règle de validation et ne permet d’enregistrer les modifications que lorsque la valeur satisfait aux critères.
    Ici, une remise de plus de 20% génère une erreur.
  • Association d’éléments associés
    Lorsque vous avez mandaté des éléments associés tels que devis, tâches, etc., le propriétaire de la transition sera invité à les saisir également lors de l’exécution d’une transition. Ici, pendant l’étape de contrat d’un processus de suivi de transaction, un utilisateur est invité à saisir le devis et à créer une tâche.
  • Enregistrement partiel d’une transition
    Lorsque vous indiquez beaucoup d’informations pendant une transition, il n’est pas toujours possible de les saisir toutes en une seule fois. Dans la transition de négociation, vous avez peut-être entré tous les champs obligatoires, mais vous avez besoin de plus de temps pour noter les éléments de la liste de contrôle sur les documents SLA. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer une transition PARTIELLEMENT. Ce qui signifie, disons, que 5 des 10 détails que vous avez entrés seront sauvegardés pour le moment – mais l’enregistrement sera toujours au stade de la négociation. Vous pouvez revenir à cet enregistrement lorsque vous êtes prêt, entrer le reste des détails et ENREGISTRER la transition. Une fois que tous les détails requis par les paramètres Pendant la transition ont été saisis, l’enregistrement sera déplacé vers le prochain état du Blueprint.
  • Joindre des documentsSi vous avez mandaté des pièces jointes, elles seront invitées dans la transition, comme illustré dans l’image ci-dessous. Ceci est similaire à la liste associée Pièces jointes, où vous pouvez télécharger des documents depuis votre bureau, Zoho Docs, l’onglet Documents ou une pièce jointe URL.

Exécuter un Blueprint sur l'application mobile CRM

Exécuter un Blueprint sur l’application mobile CRM
Un Blueprint que vous avez configuré dans votre compte Web Zoho CRM peut être exécuté sur l’application mobile. Supposons que vous soyez en visite sur le terrain pour rencontrer un client concernant un accord et que l’accord est passé de la qualification à la négociation. Vous pouvez mettre à jour la scène directement sur l’application.

Pour exécuter un Blueprint à l’aide de l’application CRM

  • Appuyez sur le module pour lequel vous souhaitez exécuter le Blueprint. Exemple, offres.
  • Appuyez sur l’enregistrement en question.
  • Vous verrez un Blueprint Strip qui affiche l’état actuel ainsi que les transitions qui doivent être exécutées pour passer à l’état suivant.
  • Cliquez sur la transition requise et remplissez les conditions requises comme indiqué. Exemple, négocier.
  • Si les valeurs que vous entrez sont inacceptables, vous verrez des messages d’erreur pertinents tels que configurés dans votre Blueprint.
  • De cette façon, CRM guide et valide un processus de vente.
    Une fois que vous avez entré les valeurs acceptables, cliquez sur Enregistrer.
  • L’enregistrement est maintenant déplacé vers le prochain état du processus.
  • De la même manière, exécutez chaque transition suivante jusqu’à la fin du processus.

Remarque:
Blueprint est disponible dans Zoho CRM pour Android à partir de (v3.2.16).
Blueprint est disponible dans Zoho CRM pour iOS à partir de (v3.2.9).

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